대화형 음성 응답(IVR)이란 무엇인가요? - Bright Pattern

대화형 음성 응답은 컴퓨터와 전화 통신 기술을 통합하여 발신자가 고객 여정의 주요 정보에 액세스할 수 있는 원활한 자동화 시스템을 구축합니다.

대화형 음성 응답(IVR)이란 무엇인가요?

IVR 대화형 음성 응답은 미리 녹음된 메시지나 기본 텍스트 음성 변환 기술을 듀얼 톤 다중 주파수(DTMF 신호) 인터페이스와 결합하여 발신자를 지원하는 원활하고 혁신적인 자동 전화 통신 솔루션입니다.

발신자와 소통하면 실시간 상담원 없이도 중요한 정보에 액세스하거나 특정 질문에 답할 수 있습니다.

어떤 이유로든 IVR 플랫폼이 발신자가 필요한 고객 데이터를 검색하는 데 도움을 줄 수 없는 경우, 프로그래밍된 IVR 메뉴 옵션은 통화 라우팅을 사용하여 발신자를 자격을 갖춘 상담원에게 연결하여 도움을 받을 수 있도록 할 수 있습니다.

IVR을 사용하면 IVR 통화 흐름을 획기적으로 최적화하고 대기 시간을 줄이며 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

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무비폰은 1990년대에 가장 인기 있었던 IVR 기술 중 하나였습니다.

사람들은 전화를 걸어 우편번호를 입력하면 해당 지역의 상영 시간 및 영화 상영 장소에 대한 정보를 제공받았습니다.

오늘날에도 많은 기업, 특히 콜센터에 IVR 소프트웨어가 도입되어 있습니다.

IVR 솔루션은 어떤 경우에는 실제 상담원이 고객에게 답변을 제공할 필요가 없을 정도로 발전했습니다. IVR 기술을 통해 고객 지원을 극대화하고 고객 서비스 상담원의 통화량을 대폭 줄일 수 있습니다.

IVR 솔루션이 발전하여 일부 경우에는 상담원이 직접 고객에게 답변을 제공할 필요가 없습니다. IVR 기술을 통해 고객 지원을 극대화하고 고객 서비스 상담원의 통화량을 대폭 줄일 수 있습니다.

2023년, 첨단 IVR 시스템은 새로운 신기술과 함께 끊임없이 진화할 것입니다.

자연어 처리(NLP) 기술의 획기적인 발전으로 발신자와 고객이 대화형 AI를 통해 전화기의 컴퓨터와 상호 작용하는 방식이 더욱 다양해집니다.

새로운 IVR 기능의 구현으로 발신자는 전화로 자신의 요구 사항을 쉽게 전달할 수 있습니다. 그런 다음 음성 인식 소프트웨어를 사용하여 IVR 애플리케이션이 고객의 질문을 실시간으로 이해하고 검토하고 응답하면서 진정한 IVR 솔루션을 제공할 수 있습니다.

IVR 시스템은 고객 경험을 어떻게 개선할까요?

IVR 시스템은 고객이 실시간 서비스 상담원의 도움 없이 정보에 액세스할 수 있는 합법적인 셀프 서비스 옵션을 제공함으로써 고객 경험을 간소화할 수 있습니다.
또한 콜센터의 통화량을 줄이고 대기 시간을 줄이며 모든 비즈니스의 운영 비용을 획기적으로 절감할 수 있습니다.

IVR 셀프 서비스인가요?

예!
IVR은 고객이 동적 메뉴, 프롬프트 및 설문지를 통해 고객 여정에서 원하는 위치를 지정할 수 있는 셀프 서비스 옵션의 일종입니다.
IVR이 고객의 솔루션을 지원할 수 없는 경우에는 자격을 갖춘 상담원에게 전화를 라우팅합니다.

IVR 작동 방식

IVR 전화 시스템은 일반적으로 다음과 같이 구성됩니다:

  1. 인터넷 및 인트라넷 연결을 제공하기 위한 TCP/IP 네트워크.
  2. IVR 애플리케이션에 관련 데이터를 제공하기 위한 데이터베이스.
  3. IVR 소프트웨어 애플리케이션이 상주할 웹/애플리케이션 서버. 이 서버는 모두 VoiceXML로 작성된 여러 애플리케이션을 호스팅할 수 있습니다.

그 후 세 가지 유형의 IVR 시스템 중 하나를 구현하여 IVR을 설정합니다:

  • 터치 톤 대체: 이 시스템은 발신자에게 터치 톤 키패드를 선택하여 정보에 액세스하라는 메시지를 표시합니다.
  • 지시 대화: 이 시스템은 발신자의 질문이나 우려 사항에 따라 구체적인 구두 안내를 제공합니다.
  • 자연어: 이 고급 시스템은 음성 인식 기술을 통합하여 고객의 요청을 이해합니다.

IVR을 설정하면 전화를 통한 모든 고객의 여정이 달라집니다.

기존 IVR과 대화형 IVR 비교

브라이트 패턴은 기존 IVR과 대화형 IVR의 두 가지 IVR 소프트웨어 솔루션을 제공합니다. 기존 IVR은 발신자에게 옵션 메뉴에서 번호를 선택하라는 메시지를 표시하고, 대화형 IVR은 발신자가 자연스럽게 말하면서 필요한 사항을 자신의 말로 설명하면 적절한 리소스로 연결해 줍니다. 대화형 IVR은 인공 지능(AI), 자연어 처리(NLP), 자연어 이해(NLU), 음성 텍스트 변환과 같은 최첨단 기술을 기반으로 하는 음성 인식을 사용합니다. 자연어 기술을 사용하여 보다 원활하게 대화할 수 있는 브라이트 패턴 시스템은 로봇 음성이 아닙니다. 고객은 보다 자연스러운 경험을 즐길 수 있습니다.

대화형 IVR은 인상적이며 조직이 제공하는 고객 서비스 경험을 최고의 표준으로 확고히 할 수 있습니다.

AI 기반 IVR의 중요성

인공지능 기반의 옴니채널 IVR 콜센터는 최첨단 기술을 활용합니다. IVR 자동화부터 상담원 역량 강화, 향상된 대화 품질, 혁신적인 상담원 교육 기회에 이르기까지 인공지능은 고객과 상담원 모두의 마찰을 줄여줍니다. IVR 솔루션과 가상 비서 및 챗봇을 결합하여 브라이트 패턴 컨택 센터 솔루션을 최대한 활용하세요.

이는 인간을 대체하는 것이 아니라 오히려 그 반대입니다. AI 기반 IVR 콜센터는 AI를 사용하여 인간이 궁극적으로 성공할 수 있도록 지원합니다. 사람이 고객이 조직과 원활하고 신속하며 직관적인 커뮤니케이션을 경험할 수 있도록 하는 데 집중할 수 있도록 하는 것입니다.

통합 에이전트데스크톱

당사의 옴니채널 컨택 센터 솔루션은 조직이 전체 고객 여정에서 고객과 원활하게 소통할 수 있는 역량을 제공합니다.

옴니채널 품질 관리

AI 기반 OmniQM으로 일관되게 우수한 고객 경험을 보장하고 콜센터 성과를 최적화하세요.

CRM 통합

모든 채널에서 비즈니스에 대한 고객 여정을 추적하세요. 모든 CRM 제공업체 또는 자체 기록 시스템과 통합합니다.

IVR 전화 시스템의 이점

IVR 기술은 고객의 통화 프로세스를 자동화합니다. IVR 메뉴를 통해 고객에게 선택권을 제공함으로써 고객과 상호 작용하고 중요한 정보를 수집하는 비즈니스 전화 시스템 역할을 합니다. 대화형 음성 응답 기술에는 여러 가지 주요 이점이 있습니다.

효과적인 통화 라우팅

IVR 시스템은 특정 고객으로부터 중요한 정보를 수신한 후 지식이 풍부한 콜센터 상담원에게 전화를 연결하여 대기 시간을 줄이고 첫 번째 문의 해결을 극대화합니다.

비용 절감

IVR을 구현하는 것은 매우 비용 효율적입니다. IVR은 업무량이 적은 시간대에 정보를 수집할 수 있으므로 고객이 야간이나 주말에 전화해도 질문에 대한 답변을 받을 수 있습니다.

실수 줄이기

IVR을 사용하면 실시간 서비스 상담원에게 의존하지 않기 때문에 고객 서비스 프로세스 중 실수를 줄일 수 있습니다.

보안 강화

고급 IVR 시스템은 특정인을 위한 고유한 음성 인식 소프트웨어로 보안을 강화하여 보안을 향상시킬 수 있습니다. 이러한 추가 보안을 통해 전화번호, 계좌 잔액, 신용카드 번호와 같은 개인 정보를 보호할 수 있습니다.

대화형 음성 응답 시스템의 과제는 무엇인가요?

IVR은 매우 인기 있고 효과적이지만, 사용하기 전에 해결해야 할 현대의 과제에 직면해 있습니다.

도전 과제

세부 정보 및 솔루션

복잡한 IVR 메뉴 옵션

IVR은 콜센터의 통화 흐름을 간소화할 수 있지만 메뉴 옵션이 너무 복잡하면 고객을 실망시킬 수 있습니다. 예를 들어 미리 녹음된 메시지가 너무 길면 고객이 매우 실망하여 통화를 끊을 수 있습니다.

매우 긴 대기 시간

평균보다 긴 대기 시간은 여전히 IVR의 일반적인 문제입니다. 콜백 기능을 사용하면 전화를 받는 동안 다른 업무에 참여할 수 있으므로 발신자의 조바심을 줄일 수 있습니다.

비인격적인 커뮤니케이션 문제

고객은 이미 화가 나거나 화가 난 상태에서 전화를 걸 수 있습니다. 특정 문제에 대해 잘 전달되지 않는 IVR 메뉴와 소통할 때 고객은 더욱 불만을 가질 수 있습니다.

제대로 구현되지 않은 IVR 솔루션은 통화 포기율 증가, 부정적인 고객 리뷰, 발신자 간의 통화 흐름 저하와 직접적인 연관이 있을 수 있습니다.

2024년에는 고객의 감정 보고서와 리뷰가 비즈니스 요구와 성공에 매우 중요하므로 강력하고 효과적인 IVR을 도입하는 것이 매우 중요합니다.

IVR의 애플리케이션

IVR의 최신 사용 사례와 애플리케이션에는 어떤 것이 있나요?
어떤 산업에서 가장 일반적으로 IVR을 구현하나요?

직업 / 산업

IVR의 효과

헬스케어

치료 전 설문지, 환자 정서 설문조사, 검사실 또는 예약 예약. IVR은 환자에게 약을 복용하도록 상기시켜 환자에게 도움을 줄 수도 있습니다.

교육/학술

학부모가 자녀의 학교 진도에 대한 정보를 검색할 수 있도록 도와줍니다.

금융

IVR은 계좌 정보, 신용카드 정보, 주요 은행 정보를 확인하는 동시에 이러한 정보를 안전하게 보관할 수 있습니다.

콜센터 또는 컨택 센터에서 IVR의 애플리케이션

오늘날 온프레미스 콜센터나 클라우드 컨택 센터에서 사용되는 IVR의 최신 애플리케이션은 무엇인가요?

고객 지원에 중점을 둔 콜센터 또는 컨택 센터는 여러 인기 산업에 걸쳐 확산될 수 있습니다.

이러한 센터는 자동화된 메뉴와 자동 통화 분배(ACD)를 사용하여 대량의 인바운드 통화를 처리하도록 특별히 설정되어 있습니다. 이러한 센터는 고객 문제를 처리하기 위해 미리 녹음되어 있습니다.

콜센터 소프트웨어 또는 컨택 센터 솔루션과 함께 IVR을 구축하면 보다 효과적인 고객 여정을 만들어 발신자가 통화하는 동안 보다 원활한 경험을 할 수 있습니다.

컨택 센터 기술은 최신 IVR과 함께 사용하면 매우 효율적입니다. 통화 처리 및 통합 커뮤니케이션이 극적으로 변화합니다.

이제 수신 전화는 두려움의 대상이 아니라 환영의 대상이 됩니다.

IVR 통합이 브라이트 패턴과 함께 작동할 수 있나요?

예, 물론입니다.

브라이트 패턴 IVR 통합은 터치톤 전화 키패드 또는 음성 입력을 통해 고객에게 다양한 옵션을 제공합니다.

따라서 실제 사람의 필요성을 대체할 수 있습니다.

고객의 질문이나 우려 사항에 대한 답변이 불가능하다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 IVR은 자격을 갖춘 상담원에게 전화를 연결합니다.

브라이트 패턴 IVR 통합은 모든 비즈니스의 성공 열쇠입니다.

자세한 정보 및 가격 확인하기

추가 애플리케이션

IVR 셀프 서비스 애플리케이션은 인바운드 전화와 아웃바운드 전화가 가능한 최적의 경로로 올바른 목적지로 연결되도록 도와줍니다. 음성 응답 시스템의 목표는 발신자가 가능한 한 빨리 원하는 목적지에 도달하여 고객 경험을 개선하도록 돕는 것입니다.

고객 정보 캡처

IVR 시스템은 발신자로부터 다른 용도로 사용되는 정보를 추출하도록 설계할 수도 있습니다. 전화번호, 계좌 번호, 신용카드 정보와 같은 정보는 IVR 애플리케이션을 통해 수집할 수 있습니다. 기업은 통화 종료 후 설문조사를 설정하여 고객으로부터 유용한 데이터를 얻을 수 있습니다.

IVR 데이터는 기업과 콜센터가 일반적으로 통화율 증가를 유발하는 이벤트나 시간을 예측하여 수요 증가를 관리할 수 있도록 도와줍니다.

CRM 통합

영업 부서에서도 고객이 전화로 주문할 수 있도록 IVR을 도입하고 있습니다. 예를 들어, 정치 캠페인 기간 동안 IVR은 정치 정보를 담은 로보콜을 걸 수 있습니다. IVR의 발신 통화 기능과 설문조사 기술을 결합하면 유권자나 소비자에게 다가가 여론조사 데이터를 수집할 수 있습니다.

또한 IVR을 사용하여 오디오 콘텐츠의 트랜스크립션을 생성한 다음 데이터베이스, 클라우드 또는 이메일을 통해 개인에게 전송할 수 있습니다.

강력한 통합

Microsoft
Zoho
Salesforce
Zendesk
Pipkins
NICE
Aspect
Oracle
Monet

추가 Bright Pattern 기능

고객이 Bright Pattern을 좋아하는 이유

“채팅을 쉽게 구현할 수 있어 하루 만에 고객 대면 사이트를 위한 채팅을 신속하게 구축하여 사용할 수 있었습니다.”

Derek G.

컨택 센터 운영 책임자

“매우 강력하면서도 사용하기 쉬운 소프트웨어입니다. 대규모 전화 센터를 쉽게 처리하면서도 통신사 요금의 경쟁력을 유지할 수 있습니다.”

KC R.

BPO 기술 책임자

“훌륭한 제품과 훌륭한 팀. 제품은 설계대로 작동했고 매우 안정적이었습니다. 통화 품질도 훌륭했습니다. 시나리오 도구는 매우 강력합니다. 또한 Zendesk에 잘 통합되어 있습니다.”

Sean Rivers

운영 기술 이사

“3년 전에 Interactive Intelligence에서 전환한 후 지금까지 정말 만족하고 있습니다. 가동 시간이 100%였고 소프트웨어 개발자 및 관리 팀과의 협력도 만족스러웠습니다.”

Othmar B.

마케팅 부사장

“저는 소프트폰으로 소매업에 종사하는 고객들의 모든 전화에 응답하며 집에서도 효율적으로 일할 수 있습니다. 생산성을 판단하고 표시되는 대시보드를 통해 얼마나 많은 이메일에 응답하고 있는지 확인할 수 있습니다. ”

Julie T.

리테일 지원 담당자

“브라이트 패턴 팀의 교육 및 온보딩과 함께 시스템 설정이 매우 쉬웠습니다. 저희는 수신 전화, 이메일, 채팅과 같은 인바운드 트랜잭션에 브라이트 패턴을 사용합니다. 보고 도구는 사용하기 쉬우며 파트너에게 필요한 SLA 데이터를 제공합니다.”

Sal Y.

고객 지원 책임자

자주 묻는 질문

예!

이것이 바로 IVR 구축의 핵심입니다.

IVR을 사용하면 고객이 자신의 목소리로 여정에서 목적지를 지시할 수 있습니다.

IVR의 고급 클라우드 전화 시스템을 사용하면 이러한 유형의 인공 지능은 복잡한 음성 및 말투를 기반으로 고객이 누구인지 또는 어떤 목적을 가지고 있는지 파악할 수 있습니다.

VoIP는 인터넷 프로토콜을 통한 음성 통화입니다.

일반 전화 회선 대신 인터넷 연결을 사용하여 음성 통화를 할 수 있는 기술입니다.

비즈니스 인터넷 전화는 IP 기술을 사용하여 통화를 전송하는 전화기 유형입니다.

VoIP 전화는 사용자의 음성을 작은 데이터 패킷으로 변환합니다. 그런 다음 해당 데이터를 네트워크를 통해 전체 인터넷으로 전송합니다. 이 과정이 끝나면 상대방의 전화기가 데이터 압축을 풀고 재생하여 추가 수신자가 들을 수 있도록 합니다.

CRM은 고객 관계 관리입니다.

이 기술을 통해 상담원은 고객 경험을 처음부터 끝까지 추적, 모니터링, 검토할 수 있습니다.

이제 상담원은 손끝에서 디지털 기록을 통해 고객에 대한 주요 정보에 액세스할 수 있으므로 전체 여정을 개선하고 보다 개인화되고 원활한 통화 환경을 조성할 수 있습니다.

고객이 처음 전화를 걸었을 때 가장 중요한 세부 정보가 저장되므로 해당 통화가 적절한 상담원이나 부서로 전달될 때 상담원이 해당 정보를 쉽게 이용할 수 있고 이미 알고 있으므로 고객과 상담원 모두의 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.

CRM 소프트웨어는 소규모 비즈니스 또는 엔터프라이즈급 조직에 적합합니다.

옴니채널 컨택 센터 소프트웨어는 표준 채널이든 디지털 채널이든 모든 채널에서 고객에게 원활한 여정을 제공하고, 대화의 맥락을 유지하면서 채널 간에 즉시 손쉽게 전환할 수 있는 기능을 제공합니다.

이러한 인기 채널에는 이메일, 전화, 웹챗, 앱, 소셜 미디어 및 챗봇이 포함될 수 있습니다.

브라이트 패턴은 다양한 요금제와 패키지를 제공하므로 가격이 다를 수 있습니다.

팀 규모에 따라 데모를 요청하고 목표에 가장 적합한 패키지를 살펴볼 수 있습니다.

API는 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스입니다.

두 애플리케이션이 서로 통신할 수 있도록 하는 소프트웨어 중개자 역할을 합니다.

API는 조직 전체에 데이터를 확산하고 공유할 수 있습니다.

자동 어텐던트는 발신자가 실시간 서비스 상담원의 도움이나 필요 없이 자동으로 다른 내선 번호로 연결될 수 있도록 하는 자동 응답 기능입니다.

IVR 상호작용과 마찬가지로 대부분의 자동 어텐던트는 기본 메뉴 시스템을 제공합니다.

음성 사서함은 발신자가 나중에 답장하기 위해 남기는 저장된 음성 메시지입니다.

IVR은 주로 통화 라우팅 체계에서 첫 번째 목적지이므로 직접 대화는 발신자를 환영하고 다른 부서로 안내하는 데 즉시 사용됩니다.


그러나 통화 대기열은 실시간 서비스 상담원 그룹이나 외부 번호로 통화를 분배합니다.

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