¿Qué es la respuesta vocal interactiva (IVR)? - Patrón brillante

La respuesta vocal interactiva integra las tecnologías de la informática y la telefonía para crear un sistema automatizado sin fisuras que permite a los usuarios acceder a información clave sobre el recorrido del cliente.

Qué es la respuesta vocal interactiva (IVR)

La respuesta vocal interactiva IVR es una solución de telefonía automatizada innovadora y sin fisuras que combina mensajes pregrabados o tecnología básica de texto a voz con una interfaz de doble tono multifrecuencia (señales DTMF) para atender a los llamantes.

La interacción con los interlocutores les ofrece la oportunidad de acceder a información crítica o responder a preguntas concretas sin necesidad de que intervenga un agente.

Si, por cualquier motivo, la plataforma IVR no puede ayudar a la persona que llama a recuperar los datos necesarios del cliente, las opciones de menú IVR programadas pueden utilizar el enrutamiento de llamadas para conducir a la persona que llama a un representante cualificado para que le preste asistencia.

Con IVR, puede optimizar drásticamente el flujo de llamadas IVR, reducir los tiempos de espera y crear una mayor satisfacción del cliente.

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Moviefone fue uno de los usos más populares de la tecnología IVR en los años noventa.

La gente llamaba, indicaba su código postal y recibía información sobre los horarios y las salas de cine de su zona.

Hoy en día, el software IVR se sigue incorporando en muchas empresas, especialmente en los centros de llamadas.

Las soluciones IVR han avanzado tanto que, en algunos casos, no se necesitan agentes en directo para dar respuesta a un cliente preocupado. Con la tecnología IVR, se maximiza la atención al cliente y se reducen drásticamente los altos volúmenes de llamadas para los agentes de atención al cliente.

Las soluciones IVR han avanzado hasta el punto de que, en algunos casos, no se necesitan agentes en directo para dar respuesta a un cliente preocupado. Con la tecnología IVR, se maximiza la atención al cliente y se reducen drásticamente los altos volúmenes de llamadas de los agentes de atención al cliente.

En 2023, los sistemas IVR avanzados evolucionan constantemente con tecnologías nuevas y emergentes.

El desarrollo pionero de la tecnología de procesamiento del lenguaje natural (NLP) evoluciona la gama de formas en que los llamantes y los clientes interactúan con los ordenadores en sus teléfonos a través de la IA conversacional.

Con la implementación de nuevas funciones IVR, permite a los llamantes comunicar sus necesidades por teléfono sin esfuerzo. A continuación, mediante el uso de software de reconocimiento de voz, las aplicaciones IVR pueden comprender, revisar y responder a las preguntas de los clientes en tiempo real, al tiempo que proporcionan auténticas soluciones IVR.

¿Cómo mejoran los sistemas IVR la experiencia del cliente?

Los sistemas IVR pueden agilizar la experiencia del cliente ofreciéndole opciones legítimas de autoservicio para que acceda a la información sin la ayuda de un agente de servicio en directo.

Además, reducen el volumen de llamadas de los centros de atención telefónica, disminuyen los tiempos de espera y reducen drásticamente los costes operativos de cualquier empresa.

¿Es el IVR un autoservicio?

Sí.

El IVR es un tipo de opción de autoservicio que permite a los clientes indicar a dónde quieren ir en su recorrido a través de menús dinámicos, preguntas y cuestionarios.

Si el IVR no puede ayudar a un cliente con su solución, dirige las llamadas a un agente cualificado.

Cómo funciona IVR

El sistema telefónico IVR generalmente consta de lo siguiente:

  1. Una red TCP / IP para proporcionar conectividad a Internet e intranet.
  2. Bases de datos para suministrar a las aplicaciones IVR los datos pertinentes.
  3. Un servidor web/aplicación donde vivirán las aplicaciones de software IVR. Este servidor puede alojar múltiples aplicaciones, todas ellas escritas en VoiceXML.

A continuación, se implementará uno de los tres tipos de sistemas IVR para configurar un IVR:

  • Sustitución de tonos táctiles: este sistema solicita a los llamantes que utilicen una selección de teclado de tonos táctiles para acceder a la información.
  • Diálogo dirigido: este sistema proporciona indicaciones verbales específicas a las personas que llaman en función de sus preguntas/preocupaciones.
  • Lenguaje natural: este sistema avanzado incorpora tecnología de reconocimiento de voz para comprender las peticiones de los clientes.

Configurar IVR transformará el viaje de cualquier cliente por teléfono.

IVR tradicional frente a IVR conversacional

Bright Pattern ofrece dos tipos de soluciones de software IVR: un IVR tradicional y un IVR conversacional. El IVR tradicional pide a los llamantes que seleccionen un número de un menú de opciones, mientras que el IVR conversacional permite a los llamantes hablar con naturalidad, describiendo sus necesidades con sus propias palabras para que se les dirija al recurso adecuado. El IVR conversacional utiliza el reconocimiento de voz con tecnologías de vanguardia como la inteligencia artificial (IA), el procesamiento del lenguaje natural (PLN), la comprensión del lenguaje natural (NLU) y la conversión de voz a texto. Al utilizar tecnología de lenguaje natural para un intercambio más fluido, el sistema Bright Pattern no es una voz robótica. Sus clientes disfrutarán de una experiencia más natural.

El IVR conversacional es impresionante y consolidará la experiencia de atención al cliente que ofrece su organización como el estándar de oro.

La importancia de la inteligencia artificial en IVR

Un centro de llamadas IVR omnicanal impulsado por IA pone a su servicio las tecnologías más avanzadas. Desde la automatización de IVR hasta la mejora de la capacitación de los agentes, desde la mejora de la calidad de la interacción hasta las innovadoras oportunidades de formación de agentes, la inteligencia artificial reduce la fricción tanto para los clientes como para los agentes. Combine soluciones IVR con asistentes virtuales y chatbots para aprovechar al máximo la solución de centro de contacto Bright Pattern.

No se trata de sustituir a los humanos, sino todo lo contrario. Un centro de llamadas IVR con IA utiliza la IA para preparar a los humanos para el éxito final. Se trata de dejar que los humanos se centren en garantizar que sus clientes experimenten una comunicación fluida, rápida e intuitiva con su organización.

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Nuestra solución de centro de contacto omnicanal ofrece a su organización la capacidad de comunicarse sin problemas con los clientes a lo largo de todo su recorrido.

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Siga el recorrido del cliente con su empresa en cualquier canal. Integraciones con todos los proveedores de CRM o con tu propio sistema de registros.

Ventajas del sistema telefónico IVR

La tecnología IVR automatiza el proceso de llamada para los clientes. Actúa como un sistema telefónico empresarial que interactúa con los clientes y recopila información crítica ofreciéndoles opciones a través de menús IVR. Hay un montón de ventajas clave de la tecnología de respuesta vocal interactiva.

Enrutamiento eficaz de llamadas

Tras recibir información importante de un cliente determinado, los sistemas IVR dirigen las llamadas a un agente del centro de atención al cliente bien informado, lo que reduce los tiempos de espera y maximiza las resoluciones en el primer contacto.

Reducir costes

Implantar el IVR es extremadamente rentable. El IVR puede recopilar información en las horas de menor actividad comercial, por lo que los clientes pueden llamar por la noche o los fines de semana y aun así obtener respuesta a sus preguntas.

Menos errores

Con IVR, puede reducir los errores durante el proceso de atención al cliente, ya que no depende de un agente de atención en directo.

Mayor seguridad

Los sistemas IVR avanzados pueden mejorar la seguridad con un software de reconocimiento de voz único para una persona concreta, lo que aumenta la seguridad. Con esta seguridad adicional, se ayuda a proteger información personal como números de teléfono, saldos de cuentas y números de tarjetas de crédito.

¿Cuáles son los retos de un sistema de respuesta vocal interactiva?

Aunque la IVR es increíblemente popular y eficaz, aún se enfrenta a retos modernos que deben abordarse antes de su uso.

Desafíos

Detalles y soluciones

Opciones de menú IVR complejas

Aunque la IVR puede agilizar el flujo de llamadas en un centro de atención telefónica, puede frustrar a los clientes si las opciones del menú son demasiado complejas. Por ejemplo, un mensaje pregrabado muy largo puede hacer que los clientes se sientan increíblemente frustrados y abandonen sus llamadas.

Tiempo de espera extremadamente largo

Los tiempos de espera superiores a la media siguen siendo un problema común en IVR. La funcionalidad de devolución de llamada puede reducir la impaciencia de las personas que llaman, ya que pueden participar en otras tareas de su vida mientras se les devuelve la llamada.

Problemas de comunicación impersonal

Los clientes pueden llamar ya enfadados o disgustados. Pueden frustrarse aún más al comunicarse con un menú IVR que no es muy comunicativo con respecto a su problema específico.

Las soluciones IVR mal implementadas pueden correlacionarse directamente con mayores tasas de abandono de llamadas, críticas negativas de los clientes y un flujo de llamadas deficiente entre las personas que llaman.

Dado que los informes de sentimiento y las reseñas de los clientes son tan cruciales para las necesidades y el éxito de las empresas en 2024, es increíblemente importante incorporar un IVR potente y eficaz.

Aplicaciones de IVR

¿Cuáles son algunos casos de uso y aplicaciones modernas de la IVR?

¿Cuáles son las industrias que implementan con más frecuencia la IVR?

Empleo / Industria

Efectos de la IVR

Sanidad

Cuestionarios previos al tratamiento, encuestas sobre la opinión de los pacientes, programación de laboratorios o citas. La IVR puede incluso ayudar a los pacientes recordándoles que tomen su medicación.

Educación / Academia

Ayuda a los padres a recuperar información sobre el progreso de sus hijos en la escuela.

Finanzas

El IVR puede comprobar la información de la cuenta, los datos de la tarjeta de crédito y los detalles bancarios clave, manteniendo al mismo tiempo esta información a salvo.

Aplicaciones de IVR en un Call Center o Contact Center

¿Cuáles son las aplicaciones actuales del IVR utilizado en un centro de llamadas local o en un centro de contacto en la nube?

Un centro de llamadas o un centro de contacto centrado en la atención al cliente puede extenderse por múltiples sectores populares.

Estos centros están específicamente configurados para gestionar un gran volumen de llamadas entrantes mediante menús automatizados y distribución automática de llamadas (ACD). Están pregrabados para tratar los problemas de los clientes.

Con la IVR desplegada junto con el software del centro de llamadas o las soluciones del centro de contacto, se crea un recorrido del cliente más eficaz que permite a los llamantes una experiencia más fluida durante su llamada.

La tecnología del centro de contacto es muy eficaz cuando se asocia con un IVR moderno. Las llamadas gestionadas y las comunicaciones unificadas se transforman drásticamente.

Ahora, las llamadas entrantes son bienvenidas en lugar de temidas.

¿Puede funcionar la integración IVR con Bright Pattern?

Por supuesto.

La integración IVR de Bright Pattern ofrece a los clientes diversas opciones a través de un teclado telefónico de tonos o de la entrada de voz.

De este modo se sustituye la necesidad de una persona real.

Supongamos que no se puede responder a las preguntas o inquietudes de un cliente. En ese caso, el IVR dirigirá la llamada a un agente cualificado y disponible.

La integración del IVR de Bright Pattern es la clave del éxito para cualquier empresa.

Más información y precios

Aplicaciones adicionales

Una aplicación de autoservicio IVR ayuda a dirigir las llamadas entrantes y salientes al destino correcto en la mejor ruta posible. El objetivo de un sistema de respuesta de voz es ayudar a la persona que llama a llegar al destino deseado lo antes posible, mejorando la experiencia del cliente.

Captar la información del cliente

Un sistema IVR también puede diseñarse para extraer información de las personas que llaman que se utiliza para otros fines. Información como números de teléfono, números de cuenta e información sobre tarjetas de crédito puede recopilarse a través de una aplicación IVR. Las empresas pueden configurar encuestas para obtener datos valiosos de sus clientes, una vez finalizada la llamada.

Los datos de IVR pueden ayudar a las empresas y a los centros de llamadas a anticiparse a los acontecimientos u horas que suelen desencadenar un aumento del número de llamadas, de modo que puedan gestionar el incremento de la demanda.

Integración CRM

Los departamentos de ventas también han empleado IVR para que los clientes puedan hacer pedidos por teléfono. Por ejemplo, durante las campañas políticas, un IVR puede realizar robocalls con información política. Combinar las capacidades de llamadas salientes de un IVR con la tecnología de encuestas es una forma estupenda de llegar a los votantes o consumidores para recopilar datos de las encuestas.

Además, los IVR pueden utilizarse para producir transcripciones de contenidos de audio, que luego se transfieren a bases de datos, a la nube o a particulares por correo electrónico.

Potentes Integraciones

Microsoft
Zoho
Salesforce
Zendesk
Pipkins
NICE
Aspect
Oracle
Monet

Características Adicionales del Bright Pattern

Por qué los clientes adoran el Bright Pattern

"La facilidad de implementación del chat nos ha permitido crear y activar rápidamente el chat para nuestros sitios de cara al cliente en menos de un día".

Derek G.

Director de Operaciones de Contact Center

"Es un software extremadamente robusto, a la vez que fácil de usar. Puede gestionar centros de telefonía masivos con facilidad, manteniendo al mismo tiempo tarifas de telco competitivas."

KC R.

Jefe de Tecnología BPO

"Un gran producto y un gran equipo. El producto ha funcionado tal como se diseñó y ha sido muy fiable. La calidad de las llamadas también ha sido excelente. La herramienta de escenarios es muy potente. También está bien integrada en Zendesk".

Sean Rivers

Director de Tecnología de Operaciones

"Nos cambiamos a Interactive Intelligence hace 3 años y estamos muy contentos. Hemos tenido un tiempo de actividad del 100% y disfrutamos de la cooperación con sus desarrolladores de software y su equipo de gestión."

Othmar B.

VP Marketing

"Contesto todas mis llamadas de clientes al por menor con softphone y también puedo trabajar en casa con eficacia. Es una forma de juzgar mi productividad y ver cuántos correos electrónicos estoy contestando con el cuadro de mandos que se muestra. "

Julie T.

Representante de apoyo al comercio minorista

"El sistema fue muy fácil de configurar, junto con la formación y la incorporación del equipo de Bright Pattern. Utilizamos Bright Pattern para las transacciones entrantes, como llamadas entrantes, correos electrónicos y chat. Las herramientas de informes son fáciles de usar y proporcionan los datos de SLA necesarios para nuestros socios."

Sal Y.

Jefe de Atención al Cliente

Preguntas Frecuentes

Sí.

Ese es todo el sentido de desplegar IVR.

Con IVR, permite a un cliente utilizar el sonido de su voz para dictar dónde termina en su viaje.

Con los avanzados sistemas telefónicos en la nube de IVR, este tipo de inteligencia artificial puede determinar quién es usted o sus objetivos basándose en las complejidades de su voz y su discurso.

VoIP es voz sobre protocolo de Internet.

Es una tecnología que le permite realizar llamadas de voz utilizando una conexión a Internet en lugar de una línea telefónica genérica normal.

Un teléfono voip para empresas es un tipo de teléfono que utiliza la tecnología IP para transmitir las llamadas.

Los teléfonos Voip toman su sonido y lo convierten en pequeños paquetes de datos. Después, envía esos datos a través de la red y por toda Internet. Al final del proceso, el teléfono del otro extremo descomprime los datos y los reproduce para que el receptor adicional pueda oírlos.

CRM es la gestión de las relaciones con los clientes.

Con esta tecnología, permite a los agentes rastrear, supervisar y revisar la experiencia del cliente de principio a fin.

Con los registros digitales al alcance de la mano, los agentes tienen ahora acceso a información clave sobre sus clientes, lo que mejorará todo el recorrido y creará una experiencia de llamada más personalizada y fluida.

La primera vez que llame un cliente, se guardarán sus datos más importantes, de modo que cuando su llamada se transfiera al agente o departamento adecuado, esa información estará fácilmente disponible y ya será conocida por el agente, lo que ahorrará tiempo y energía tanto al cliente como al agente.

El software CRM es perfecto para pequeñas empresas u organizaciones de nivel empresarial.

El software de centro de contacto omnicanal ofrece a sus clientes la posibilidad de experimentar un viaje fluido a través de cualquier canal, estándar o digital, y cambiar sin esfuerzo entre esos canales al instante, manteniendo el contexto de la conversación.

Estos canales populares pueden incluir el correo electrónico, el teléfono, el webchat, las aplicaciones, las redes sociales y los chatbots.

Bright Pattern ofrece varios planes y paquetes, por lo que los precios pueden variar.

En función del tamaño de su equipo, puede solicitar una demostración y explorar qué paquete le parece más adecuado para sus objetivos.

API es una interfaz de programación de aplicaciones.

Actúa como un intermediario de software que permite que dos aplicaciones se comuniquen entre sí.

Las API pueden difundir y compartir datos entre organizaciones enteras.

La operadora automática es una operadora automatizada que permite que las personas que llaman sean transferidas automáticamente a otra extensión sin necesidad o ayuda de un agente de atención en directo.

De forma similar a las interacciones IVR, la mayoría de las operadoras automáticas ofrecen un sistema de menús básico.

Un buzón de voz es un mensaje de voz almacenado que una persona que llama deja con la intención de que se le conteste en un momento posterior.

La IVR es principalmente el primer destino en un esquema de enrutamiento de llamadas, por lo que el diálogo dirigido se utiliza inmediatamente para dar la bienvenida y dirigir a los llamantes a los diferentes departamentos.

Sin embargo, una cola de llamadas distribuye las llamadas a un grupo de agentes de servicio en directo o a números externos.

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